Art. 30 DSGVO verpflichtet Verantwortliche und Auftragsverarbeiter grundsätzlich zur Führung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten (VVT), soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Das VVT, häufig auch als Verarbeitungsverzeichnis bezeichnet, dient der strukturierten Dokumentation der Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb einer Organisation.

Verantwortliche dokumentieren darin insbesondere die Zwecke der Verarbeitung, Kategorien betroffener Personen und personenbezogener Daten, Empfängerkategorien, gegebenenfalls Drittlandübermittlungen sowie – soweit möglich – Löschfristen und technische und organisatorische Maßnahmen.

Auftragsverarbeiter führen nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO ein eigenes Verzeichnis über die Kategorien der im Auftrag durchgeführten Verarbeitungen. Das VVT unterstützt zugleich den Nachweis der Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen und ist der zuständigen Aufsichtsbehörde auf Anfrage zur Verfügung zu stellen.

Eine Ausnahme für Unternehmen oder Einrichtungen mit weniger als 250 Beschäftigten besteht nur unter engen Voraussetzungen. Sie greift insbesondere nicht, wenn die Verarbeitung nicht nur gelegentlich erfolgt, voraussichtlich ein Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen birgt oder besondere Kategorien personenbezogener Daten bzw. Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten verarbeitet werden. Auch kleinere Unternehmen können daher zur Führung eines VVT verpflichtet sein.

Verstöße gegen die Pflichten aus Art. 30 DSGVO können nach Art. 83 Abs. 4 DSGVO mit Geldbußen von bis zu 10 Mio. € oder – bei Unternehmen – 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Dabei handelt es sich um gesetzliche Höchstgrenzen; die konkrete Höhe richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls.

Sie möchten eine konkrete Verarbeitung personenbezogener Daten als Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter erfassen? Mit unserem Dokumenten-Generator erstellen Sie auf Grundlage Ihrer Angaben einen strukturierten VVT-Eintrag nach Art. 30 Abs. 1 oder Abs. 2 DSGVO, den Sie anschließend in Ihr Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten übernehmen können.

Der Generator eignet sich insbesondere für Unternehmen und Organisationen, die ihre Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten strukturiert aufbauen, ergänzen oder aktualisieren möchten.

Typische Einsatzsituationen sind beispielsweise:

• bislang noch nicht dokumentierte Verarbeitungstätigkeiten nachträglich erfassen,
• bestehende Dokumentationsrückstände abbauen,
• ein unvollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schrittweise vervollständigen,
• neue Verarbeitungstätigkeiten einheitlich dokumentieren,
• uneinheitlich aufgebaute VVT-Einträge neu strukturieren oder
• einen strukturierten Einstieg in den Aufbau der eigenen Datenschutzdokumentation schaffen.

Der Generator führt Sie Schritt für Schritt durch die für Ihre Rolle relevanten Angaben und erstellt daraus einen VVT-Eintrag zur Übernahme in Ihr eigenes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten.

Ja. Der Generator kann dazu genutzt werden, einzelne fehlende Verarbeitungstätigkeiten strukturiert zu erfassen und ein bestehendes Verzeichnis damit schrittweise zu ergänzen.

Auch wenn bislang nur einzelne Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert wurden oder vorhandene Einträge unterschiedlich aufgebaut sind, können weitere Verarbeitungstätigkeiten mit dem Generator nach einem einheitlichen Erfassungsprozess dokumentiert werden.

Dabei wird jeweils ein eigener VVT-Eintrag auf Grundlage Ihrer Angaben erstellt.

Ja. Der Generator kann sowohl zur Ergänzung eines bestehenden Verzeichnisses als auch für den schrittweisen Aufbau einer bislang noch nicht vorhandenen VVT-Dokumentation genutzt werden.

Sie können dabei Verarbeitungstätigkeit für Verarbeitungstätigkeit erfassen und die erzeugten Dokumente anschließend in Ihrem eigenen Verzeichnis bzw. Dokumentationssystem zusammenführen.

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB sowie an juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen im Sinne des § 310 Abs. 1 BGB. Es handelt sich um ein B2B-Angebot. Verbraucher im Sinne des § 13 BGB sind vom Angebot ausgeschlossen.

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist, wer allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten entscheidet. Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag eines Verantwortlichen.

Beide müssen nach Art. 30 DSGVO unterschiedliche Dokumentationspflichten erfüllen. Im Dokumenten-Generator wählen Sie daher zunächst Ihre Rolle: Als Verantwortlicher erstellen Sie einen VVT-Eintrag zu einer Verarbeitungstätigkeit nach Art. 30 Abs. 1 DSGVO; als Auftragsverarbeiter einen VVT-Eintrag zu den Kategorien von Verarbeitungen, die Sie im Auftrag eines oder mehrerer Verantwortlicher durchführen, nach Art. 30 Abs. 2 DSGVO.

Nein. Der Generator ist darauf ausgelegt, Sie strukturiert durch die für den jeweiligen VVT-Eintrag vorgesehenen Angaben zu führen.

Sie sollten jedoch die tatsächlichen Abläufe der zu dokumentierenden Verarbeitung kennen und die abgefragten Informationen zu Ihrer Organisation, den betroffenen Datenverarbeitungen und den eingesetzten Verfahren bereitstellen können.

Ja. Auch bei einem größeren Dokumentationsbedarf können die benötigten VVT-Einträge regulär einzeln über den Dokumenten-Generator erstellt werden. Für jede Verarbeitungstätigkeit wird dabei ein eigener VVT-Eintrag auf Grundlage Ihrer Angaben erstellt.

Wenn Sie beispielsweise 10, 25, 50 oder mehr Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren möchten, sprechen Sie uns gerne an. Für größere Dokumentationsvorhaben prüfen wir auf Anfrage individuelle Angebote und geeignete Bereitstellungsmodelle.

Die reguläre Nutzung des Dokumenten-Generators bleibt unabhängig vom Umfang Ihres Dokumentationsbedarfs möglich.

Bei einem größeren Dokumentationsbedarf können Sie uns gerne kontaktieren.

Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn über einen längeren Zeitraum Dokumentationsrückstände entstanden sind, ein bestehendes Verzeichnis vervollständigt werden soll oder zahlreiche Verarbeitungstätigkeiten neu bzw. einheitlich dokumentiert werden sollen.

Für solche Anwendungsfälle prüfen wir auf Anfrage individuelle Angebote und geeignete Bereitstellungsmodelle. Nutzen Sie hierfür gerne unser Kontaktformular.

Ja. Auch bereits dokumentierte Verarbeitungstätigkeiten können auf Grundlage aktueller Angaben erneut strukturiert erfasst werden.

Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn bestehende Einträge uneinheitlich aufgebaut, unvollständig oder nicht mehr auf dem aktuellen tatsächlichen Stand sind.

Die inhaltliche Richtigkeit und Aktualität der eingegebenen Informationen bleibt dabei in Ihrer Verantwortung.

Nein. Der Generator ist gezielt auf die strukturierte Erstellung einzelner VVT-Einträge ausgerichtet.

Er unterstützt damit einen wichtigen Bestandteil der Datenschutzdokumentation, ersetzt jedoch kein vollständiges Datenschutzmanagementsystem und keine individuelle Prüfung weiterer datenschutzrechtlicher Pflichten.

Gerade für Unternehmen und Organisationen, die ihre datenschutzrechtliche Dokumentation schrittweise aufbauen, vervollständigen oder bestehende Rückstände abbauen möchten, kann der Generator jedoch einen praktikablen Baustein darstellen.

Nein. Der Dokumenten-Generator erstellt auf Grundlage Ihrer Eingaben eine strukturierte Dokumentation zur Verwendung im Zusammenhang mit Ihrem Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten. Das Angebot umfasst keine individuelle rechtliche Beratung und keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

Das gewünschte Dateiformat wählen Sie im Generator. Je nach Bestellung wird Ihr VVT-Eintrag als PDF und/oder DOCX bereitgestellt.

Ein VVT-Eintrag kostet einmalig 79,00 €. Der Preis gilt unabhängig davon, ob Sie PDF, Word (.docx) oder PDF + Word auswählen. Ein Abonnement wird nicht abgeschlossen. Umsatzsteuer wird gemäß § 19 Abs. 1 UStG nicht erhoben.

Auch bei einem größeren Dokumentationsbedarf können die benötigten VVT-Einträge regulär einzeln über den Dokumenten-Generator erstellt werden. Wenn Sie beispielsweise 10, 25, 50 oder mehr Verarbeitungstätigkeiten dokumentieren möchten, sprechen Sie uns gerne an. Für größere Dokumentationsvorhaben prüfen wir auf Anfrage individuelle Angebote und geeignete Bereitstellungsmodelle.

Die persönlichen Downloadlinks stehen Ihnen 14 Tage lang zur Verfügung. Laden Sie das Dokument bitte innerhalb dieses Zeitraums herunter und speichern Sie es anschließend in Ihrem eigenen Dokumentationssystem.

Nein. Das erzeugte Dokument wird nicht als E-Mail-Anhang versendet. Sie erhalten stattdessen persönliche Downloadlinks einmalig nach erfolgreicher Bestellung im Browser und in der Bestellbestätigung per E-Mail.

Die persönlichen Downloadlinks stehen für 14 Tage zur Verfügung. Nach Ablauf des 14-tägigen Bereitstellungszeitraums werden die generierten Dokumente automatisiert gelöscht.

Speichern Sie Ihr Dokument deshalb innerhalb des Downloadzeitraums in Ihrem eigenen Dokumentationssystem.